PDFファイルのこと

そもそもPDFファイルとは、簡単に説明すると電子化された書類(文書・ドキュメント)で、仕事での文書の作成・交換・印刷物の入稿・インターネット上でのカタログなどPDFは幅広く使われています。

それだけであればJPGなどの画像でもいいのではと考えるかもしれませんが、PDFは文字、レイアウトなどの情報を保持することが出来るのが最大の特徴であり、画像には無い利点です。

例えば「花子さん元気ですか」という文字が入った書類をJPGなどの画像にすると見た目では「花子さん元気ですか」という文字が見えますが、データとしては「花子さん元気ですか」という文字が画像化されたドッドの集合体のデータでしかありません。しかし、PDFは「花子さん元気ですか」と打たれた文字情報、フォント、文字サイズ、レイアウト場所、文字間などの情報を持ったうえで制作されたソフトウェアと遜色ないレイアウトで表示されます。

このことを踏まえ、実際の利用で覚えてほしいことは、同じPDFでも二種類あるということです。

1.(単なるアナログファイルで紙の写真と同じ)
●JPGのファイルやFAXなどををPDFに変換しても単なる画像なので、拡大しても画像がぼやけるだけ。
●文字も単なるアナログ画像なのでTXTとして選択できない。
●写真や文字にリンクも付けられない。

2.(デジタルファイルからPDF)
●ワードやエクセル、一太郎ファイルからPDFに変換した場合、デジタル文字や画像で埋め込まれるため拡大してもぼやけない。
●文書の文字や画像が選択できる。
●特にURLやメールアドレスにリンクが張れる。

なぜPDFが仕事の上では重要視されているのかと言えば、表示させるのに、どんなパソコンやスマフォでも選ばないし崩れない。
請求書や見積書、ポスターなどを見てもらう場合、改ざんされない、などが一番大きな理由と言えます。

こんな事ありませんか?。
小さな会社の事務員が請求書をエクセルで作って、そのエクセルファイルをそのまま相手の会社に送っていることが、これっていくらでも金額などの改ざんが出来てしまうことが想像できるでしょう。
本当は、このエクセルファイルをPDF形式で保存しなおして送るのが一般的です。
PDFファイルでもソフトを使うと改ざんできてしまうのだが、本当に重要なファイルはPDFにセキュリティを設定し、二次加工できないようにすることだが、そこまで重要な文書を扱うかどうか?

下記に二種類のPDFの見本作っておきますので違いを確認してください。
ワードからだと、文字も選択できるし、一番下のリンクも使えます。拡大しても文字も崩れることはない。

JPGからPDF(アナログ) ワードからPDF(デジタル)

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