デスクトップがごちゃごちゃ

パソコンで作成した書類を何でもかんでも「デスクトップ」に置いたり、「マイドキュメント」にしまい込んでしまうものです。
それを日常的に続けていくと、その「デスクトップ」「マイドキュメント」は保存場所ではなく、見つけ出すのにとてつもなく時間を食い尽くす“迷走箱”になってしまいます。

デスクトップにアイコンを一面に貼り付けている人もいます。そういう人に「そんなに一杯貼り付けて、大丈夫?」と聞くと、そういう人の傾向として「大丈夫です、どこに何があるかわかっています」と言う人が多いのですが、そのような方は総じて覚えているのではなく、次から次と同じ仕事を続けていってるだけで、(似通った同じ作業や同じ資料を作っている)それを利用することをあまりやっていないことが多いです。

一人利用のパソコンでは、これでも通用するが(通用しないこともある)会社や職場で誰かに指示を出す場合「デスクトップの右の方で二列目くらいににそれらしい名前のファイルがあるでしょう、無い?おかしいな」と電話でやり取りしている方が居ます。大体の日付とフォルダ名(ちゃんとわかるような名前w)を言ってやると、その中に入っていることが相手に伝わります。(そのようになっているパソコンは、同僚も相手もいちいち聞いてこない)

さっと必要なファイルが取り出せて、さっと作業を終える。無駄な時間、無駄なストレスを感じないでパソコンと向き合うことで、仕事も早いし無駄な動作が減るのです。

パソコンのデスクトップにはあまりゴチャゴチャとアイコンを置かないことです。よく使うソフトのショートカットだけを置くということをお勧めします。まさに机の上と同じことで、常に使用する頻度の高いものだけをすぐに開けるように配置するといいでしょう。
※アプリなどのショートカットが多い場合、あまり使わないショートカットは「アプリ2」みたいなフォルダを作って入れておく。

パソコンのファイルを整理するとき、私はフォルダを一つのカバン、手提げ袋のように捉えています。
※カバンの中がごちゃごちゃにしては身もふたもない、カバンの中にはクリアファイル(フォルダ)や小物入れ(フォルダ)などで分けているはずです。「マイドキュメント」も同じでフォルダの中にフォルダを作っていくのです。

一つのテーマや事案に対しての資料や文書、メモなど、関連するものを一つのケースの中に入れておくという考え方です。そのケース(フォルダ)を開けば必要なものがすべて揃っているので、作業もすぐ始めることができるというわけです。
それのケース(フォルダ)を「マイドキュメント」に中を見なくても分かるような日付を入れた名前にして置いて、(これが大事、後日検索を掛ける場合すぐ見つかる)継続して作業する場合のフォルダだけは「デスクトップ」にショートカットを作っておき、終わったもののショートカットは「デスクトップ」から削除することです。
これにより、今何の作業が継続しているかが、「デスクトップ」を見ると一目りょうぜんである。

整理の技術は机の上だけでなく、仕事をする上で欠かせない便利な道具であるパソコンを使うときにも必要なのです。整理をすることで頭の中も整理することができるようになり、結果として仕事のスピードが上がります。無駄を省けば時間を生み出すこともできるようになり、気持ちがよくなれば仕事もはかどるというわけです。気持ちの効率化も整理の技術が生み出してくれることでしょう。

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